1. Yleistä
CreditVisor (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakas- ja markkinointirekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa tietosuojavastaavamme Lauri Aittamo ([email protected]).
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 21.12.2023.
2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Nimi: CreditVisor Oy
Osoite: Konepajankuja 3, 00510 Helsinki
Puhelin: 09 47655655
Y-tunnus: 3126049-7
CreditVisorin tietosuojavastaava:
Lauri Aittamo
Sähköposti: [email protected]
3. Kenen henkilötietoja keräämme?
Käsittelemme Rekisterissä asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme (markkinoinnin kohteiden) edustajien henkilötietoja.
4. Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?
Keräämme seuraavia, asiakkaidemme tai potentiaalisten asiakkaidemme edustajia koskevia henkilötietoja:
- nimesi ja asemasi edustamassasi yrityksessä;
- yhteystietosi: sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
- henkilötunnuksesi; ja
- passikuvasi.
5. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?
Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. tekemäsi yhteydenottopyynnöt verkkosivujemme kautta ja meille toimittamasi käyntikortit). Keräämme henkilötietojasi tämän ohella myös julkisista lähteistä, kuten organisaatioiden omilta verkkosivuilta, numerotietopalveluista sekä sosiaalisesta mediasta (LinkedIn). Käytämme potentiaalisten asiakkaiden kontaktointiin markkinointiyhteistyökumppania, joka on hankkinut yhteystietolistauksensa julkisista lähteistä (esim. Suomen Asiakastieto) tai omasta aikaisemmasta tietokannastaan.
6. Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset
Henkilötietojesi käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi. Käsittelemme henkilötietojasi rahanpesulain (444/2017) ja kirjanpitolain (1336/1997) asettamien velvoitteiden täyttämiseksi. Lisäksi säilytämme perintätoimeksiantosopimuksia perintätoiminnan harjoittajien rekisteröinnistä annetun lain (411/2018) mukaisesti. Tällä käsittelyperusteella käsitellään kappaleessa 4 numeroituja henkilötietoryhmiä 1 sekä 3-4.
Henkilötietojesi käsittelyn peruste on alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva CreditVisorin oikeutettu etu. Oikeutetun edun perusteella käsitellään kappaleessa 4 numeroituja henkilötietoryhmiä 1 ja 2.
Jos olet jo asiakkaamme edustaja:
Henkilötietojesi käsittelyn käyttötarkoituksena on olemassa olevien asiakkaidemme osalta erityisesti asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpito. Henkilötietojasi käsitellään lisäksi tuotteidemme ja palveluidemme myyntiä ja suoramarkkinointia varten. Henkilötietojesi käsittelyllä voimme siis palvella sinua paremmin ja kehittää tuotteitamme ja palveluitamme vastaamaan asiakkaidemme tarpeita. Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia.
Jos olet potentiaalisen asiakkaamme edustaja:
Potentiaalisia asiakkaitamme koskevien henkilötietojen käyttötarkoituksena on palveluitamme ja tuotteitamme koskeva suoramarkkinointi ja muiden myynti- ja markkinointitoimenpiteiden suorittaminen, eli normaalit markkinointitoimenpiteet kuten markkinointiviestien lähettäminen sähköpostitse tai sosiaalisen median kautta taikka yhteydenotto puhelimitse. Potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietojen käsittelyllä ei ole muita vaikutuksia kuin markkinointiviestien kohdentaminen.
Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.
7. Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille
Voimme siirtää henkilötietojasi myynti- ja markkinointiyhteistyökumppaneillemme. Tällä hetkellä yhteistyökumppaneitamme ovat: Hubspot Inc., Leadoo Marketing Technologies Oy, Clento Oy ja Inhouse Group Oy.
Yhteistyökumppanimme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavia toimenpiteitä varten. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.
Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.
8. Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Siirrämme henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti Yhdysvaltoihin seuraavalle taholle: Hubspot Inc..
Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso (vastaavuuspäätös). Tietoja vastaanottava yritys (HubSpot Inc) on liittynyt tietosuojakehykseen ja sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojan tasoa.
9. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet
Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä seuraavien periaatteiden mukaisesti:
Asiakkaidemme henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen sitä laillista tarkoitusta varten, johon tiedot on kerätty. Kirjanpitolain (1336/1997) mukainen säilytysaika on aineistosta riippuen kuusi tai kymmenen vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy. Tällöin säilytämme vain niitä henkilötietoja, joiden säilyttämistä kirjanpitolaki edellyttää.
Rahanpesulain (444/2017) mukaisten asiakkaan tunnistamistietojen säilytysaika on viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Rahanpesulain mukaisen ilmoitusvelvollisuuden täyttämiseksi hankittujen tietojen säilytysaika on viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä tai liiketoimen suorittamisesta.
Perintärekisterilain (411/2018) mukaan perintätoiminnan harjoittajan on säilytettävä perintätoimintaan liittyvät asiakirjat ja tiedot viiden vuoden ajan perintätoimenpiteiden päättymisestä, jollei muualla laissa säädetä pitemmästä säilytysajasta.
Edellä mainitun lisäksi säilytämme tarpeellisia ja olennaisia tietoja myös niin kauan, että vanhentumisaika erilaisten korvausvaatimusten esittämiselle on kulunut voidaksemme puolustaa itseämme oikeudellisia vaatimuksia vastaan.
Potentiaalisten asiakkaidemme henkilötiedot säilytetään suoramarkkinointirekisterissä niin kauan kuin toimit tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy ja edellyttäen, että et ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää osaltasi tieto suoramarkkinoinnin kieltämisestä. Henkilötietosi voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteemme kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10. Rekisteröidyn kielto-oikeus ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Voit antaa meille myös kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit mutta sallia kirjeitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; ja
- vaatia henkilötietojesi poistamista;
- peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
- saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen tai antamasi suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
- vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista;
Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Mahdollista manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Salaamme Yhtiömme ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot.
12. Yhteydenotot
Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Voit myös ottaa meihin yhteyttä verkkosivuston palaute- tai muun yhteydenottotoiminnon kautta tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
CreditVisor Oy
Lauri Aittamo
PL 104
00101 Helsinki